Sử dụng Microsoft Project để theo dõi dự án – Phần 1: Custom fields

[phamvana] Dự án đầu tư xây dựng theo điều 66 của luật xây dựng như sau:

Phần mềm Microsoft Project là một công cụ hỗ trợ người thực hiện dự án. Ngoài những tính năng cài đặt mặc định của chương trình, MS Project còn có những tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu người dùng.

Tôi đã sử dụng MS Project để theo dõi dự án đang thực hiện với các yêu cầu khác nhau nhờ Custom Fields. Cách tôi thực hiện như sau:

Lập danh sách công việc thực hiện (Task)

Dự án tôi đang thực hiện có rất nhiều đầu mục công việc, rất nhiều gói thầu và các văn bản kèm theo của từng gói thầu. Tôi quản lý đầu mục công việc bằng WBS (Work Breakdown Structure – Cấu trúc phân chia công việc). Nhấn chuột vào tam giác phía trước tên công việc sẽ “đóng/ mở” các công việc con. Khi cần xem các công việc tổng thì “đóng” các công việc con cho gọn gàn hoặc khi cần chi tiết thì “mở” nó ra. Chỉ cần một cú nháy chuột. 😀

Hình phía dưới gần 700 tên công việc nhưng tôi đã đóng lại, chỉ mở những công việc cần theo dõi.

Trong MS Project việc tạo cấu trúc phân chia công việc một cách dễ dàng. Chọn công việc click vào hình mũi tên bên dưới hoặc dùng tổ hợp phím Alt + Shift + Right (làm công việc con).

Tạo trường dữ liệu mới

5-custom fields — PROJECT > Custom Fields

6-custom fields

Bảng Custom Fields xuất hiện, người dùng có thể cài đặt các thông số theo bảng.

Lựa chọn Công việc (Task); Tài nguyên (Resource); Dự án (Project)
Lựa chọn loại: Chi phí (Cost), Ngày tháng, …
Các trường dữ liệu cần hiệu chỉnh.
Các thuộc tính của trường, ở đây có thể lập công thức, định dạng, …

Lưu khung nhìn mới

Người dùng có thể lưu những khung nhìn theo yêu cầu công việc để thuận tiện cho việc theo dõi dự án của mình.

Phần Custom Fields tạm dừng ở đây. Về đề tài MS Project có khá nhiều như Tài nguyên dự án, chi phí, lập báo cáo, … Tôi sẽ lần lược thực hiện các chủ đề để tạo kinh nghiệm cho bản thân và chia sẻ.